Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование

Бизнес-задачи

Ключевой особенностью процесса бюджетирования на предприятии является вовлечение в процесс составления бюджета всех ответственных (ЦФО). Поэтому для успешного функционирования бюджетирования важны как механизмы слияния структурированной информации (бюджетов разных уровней), так и поддержка регламента составления бюджета.

Решение «Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование» существенно расширяет стандартные возможности модуля «Бюджетирование» системы Prestima. Включение в состав комплекса системы DIRECTUM обеспечивает дополнительное решение задач организации взаимодействия при составлении бюджетов предприятия:

  • использование единого регламента планирования бюджетов;
  • создание системы уведомлений о ходе процесса составления бюджетов;
  • согласование и утверждение бюджетов;
  • сбор данных по исполнению бюджетов.

Бизнес-заказчики

  • специалисты планово-экономического отдела;
  • специалисты ЦФО.

Кроме того, при внедрении решения заинтересованными лицами выступают руководители среднего звена и топ-менеджмент предприятия.

Описание работы

Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование

Формирование бюджетной структуры и бюджетной модели предприятия.

На данном этапе в Prestima выделяются центры финансовой ответственности (ЦФО), т. е. структурные подразделения, которые будут участвовать в планировании бюджетов и осуществлять контроль их исполнения. Определяется перечень видов бюджетов (БДР, БДДС и др.), задается их структура, устанавливаются взаимосвязи.

Планирование бюджетов.

Согласно существующим на предприятии регламентам в определенный срок отправляются задачи DIRECTUM исполнителям (специалистам ЦФО) на подготовку бюджетов.

Бюджетные заявки Prestima

Специалисты ЦФО заявляют плановые суммы с помощью записей справочника «Бюджетные заявки», в расшифровках которых детализируется информация в разрезе статей бюджетов и дополнительной детализации. Например, по договорам или номенклатуре МЦ и услуг.

Согласование и утверждение бюджетных заявок осуществляется с помощью типовых маршрутов системы DIRECTUM.

Согласование бюджетной заявки задачей в DIRECTUM

При согласовании используется отчет «Бюджетные заявки», который вкладывается в задачу и содержит информацию по всем расшифровкам бюджетной заявки.

Если в организации есть ЦФО, не работающие в системе Prestima, то свои бюджеты они подготавливают через шаблоны расшифровок в Excel, которые после согласования загружаются экономистом в формы планирования. При загрузке данных файл с расшифровкой в Excel автоматически привязывается к значениям бюджетов

Форма планирования с детализацией

Дальнейшие планирование, а также анализ и корректировка плановых значений осуществляется через специализированный интерфейс — формы планирования.

Специалисты ЦФО вводят плановые значения в формы планирования Prestima на своем уровне/по своим направлениям/статьям (планирование «снизу-вверх») с учетом прав доступа и по мере готовности непосредственно из форм планирования отправляют уведомления DIRECTUM о том, что на определенном уровне бюджет сформирован.

Далее происходит корректировка бюджетов (планирование «сверху-вниз»), когда специалисты, согласующие бюджет, вносят изменения на самом верхнем уровне бюджета и доводят эти изменения до ЦФО.

Уведомление DIRECTUM об изменении лимитов бюджета

С помощью системы DIRECTUM возможна автоматическая рассылка уведомлений центрам финансовой ответственности об изменении лимитов по статьям. Для каждого ответственного от ЦФО будет сформировано уведомление с перечнем измененных лимитов в разрезе статей бюджета.

Утверждение бюджетов.

После завершения процесса планирования бюджеты подлежат согласованию и утверждению руководством компании. Данные по соответствующему виду бюджета выгружаются в отчет (форму Excel), отчет сохраняется в системе DIRECTUM, а затем отправляется на согласование задачей. При наличии замечаний руководство может написать их в тексте задачи или указать в виде примечаний в документе. В этом случае бюджет будет отправлен на доработку.

После исправления замечаний либо изначально при их отсутствии согласующие подписывают документ DIRECTUM электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Сотрудник ПЭО на основании наличия ЭЦП в DIRECTUM проставляет в системе Prestima дату утверждения версии бюджета и процесс планирования данной версии бюджета заканчивается.

Исполнение бюджетов.

В зависимости от источника фактических данных в системе Prestima возможны следующие варианты отражения исполнения бюджетов:

  1. Автоматический сбор фактических значений бюджетов в отчеты, исходя из данных учетных систем, работающих на предприятии.
  2. Согласно существующим на предприятии регламентам в определенный срок отправляются задачи DIRECTUM исполнителям (специалистам ЦФО) на подготовку отчетов по исполнению бюджетов. Специалисты ЦФО по соответствующему шаблону создают документы в DIRECTUM, куда вручную заносят фактические данные. После выполнения заданий специалистами ЦФО фактические данные с отчетов по исполнению бюджетов автоматически загружаются в систему Prestima.
  3. Ручной ввод фактических данных по статьям бюджетов в формы планирования (при отсутствии учетных систем или невозможности автоматически получить данные извне).

Контроль и анализ исполнения бюджетов.

Система Prestima предлагает следующие инструменты контроля и анализа исполнения:

  1. Аналитические отчеты модуля «Бюджетирование», представляющие данные для анализа в различных разрезах. Позволяют отслеживать динамику исполнения бюджетов, прогнозировать исполнение бюджетов, выявлять причины отклонений фактического выполнения статей от запланированных значений и определять ответственных за возникшие отклонения. Данные отчеты сохраняются в системе DIRECTUM, а затем отправляются на согласование/уведомление руководству компании. Пользователь (специалист ЦФО) может указать в параметрах маршрута всех руководителей, с которыми необходимо согласовать отчет, указать сроки согласования, иные дополнительные сведения по отчету.
  2. Модуль «Управление показателями эффективности» позволяет автоматически рассчитывать контрольные показатели по исполнению бюджетов, отображать их на контрольной панели руководителя:
    Контрольная панель Prestima

    Для оценки эффективности процесса управления бюджетами предприятия при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:

    • Сумма доходов в разрезе ЦФО и статей бюджета за прошедший период (план и факт) (тыс. руб.)
    • Сумма расходов в разрезе ЦФО и статей бюджета за прошедший период (план и факт) (тыс. руб.)
    • % выполнения доходной части бюджета в разрезе ЦФО и статей за прошедший период (тыс. руб.)
    • % выполнения расходной части бюджета в разрезе ЦФО и статей за прошедший период (тыс. руб.)
    • % отклонений плановых и фактических данных бюджетирования (%)
  3. Модуль разработки OLAP-отчетов позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем плановых и фактических данных, необходимых для контроля и анализа бюджетных значений за длительный период времени.

Бизнес-эффект

С помощью решения «Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование» процесс бюджетного управления предприятия значительно упрощается, становится предсказуемым и контролируемым:

  • Повышается прозрачность процессов бюджетного управления;
  • Сокращаются сроки и трудоемкость составления бюджетов компании;
  • Уменьшаются ошибки при обобщении планов производственных подразделений;
  • Сокращаются сроки и трудоемкость сбора данных о выполнении бюджетов с максимально возможной детализацией;
  • Своевременно принимаются решения решений по оптимизации бюджетных показателей;
  • Сокращается трудоемкость формирования управленческой/корпоративной отчетности по плановым и фактическим данным

Основные технические составляющие решения

Система бюджетирования и управления финансами Prestima:

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

Последние новости

© 2010-2016 НПО «Компьютер»
О системе Эффект Вебинары Цены О разработчике