Prestima + DIRECTUM: Полное управление договорами

Скачать запись вебинара (146 мб, mp4)

Бизнес-задачи

Автоматизация расчетов по договорам требует совместной работы как со структурированной (учетной) информацией, так и с неструктурированной (тексты документов). Как правило, системы, представленные на рынке, охватывают либо одну, либо другую область.

Решение «Prestima + DIRECTUM: Полное управление договорами» позволяет решать следующие задачи:

  • создание, хранение и поиск текстов и скан-образов договорных документов;
  • структурированный учет договорных документов в необходимых разрезах;
  • контроль сумм договора на соответствие плановым значениям бюджета;
  • планирование работ по договорам;
  • обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе работы по договору;
  • оперативный учет и контроль выполнения и оплаты обязательств по договорам;
  • управление дебиторской и кредиторской задолженностью.

Решение «Prestima + DIRECTUM: Полное управление договорами» является расширением бизнес-решения «DIRECTUM: Управления договорами».

Бизнес-заказчики

  • специалисты юридического отдела;
  • специалисты договорного отдела или проектного офиса;
  • специалисты отделов снабжения и сбыта и т.п.;
  • специалисты финансового отдела;
  • бухгалтерия.

Описание работы

Prestima + DIRECTUM: Полное управление договорами

Формирование и согласование договоров.

От карточки договора Prestima к тексту договора в DIRECTUM

Первоначально договор и спецификации к нему создается в справочнике «Договоры» Prestima, а текст договора формируется в DIRECTUM.



На основании структурированных данных о договорах в Prestima (этапы работ, спецификации и т. п.) формируются календарные планы работ и бюджеты.

Тексты договорных документов в DIRECTUM могут создаваться несколькими способами:

  • из отчетов Prestima (например, сводная смета по договору или календарный план, спецификация, акт сверки)
  • из шаблонов DIRECTUM (например, тексты договоров)
  • сканированием (входящие документы).

Из карточки справочника Договоры в системе Prestima можно всегда получить доступ к текстам документов по данному договору.

Договор отправляется на согласование внутри организации по типовому маршруту в системе DIRECTUM. На согласование вместе с документами DIRECTUM могут быть отправлены и объекты Prestima. При работе типового маршрута DIRECTUM могут анализироваться и заполняться параметры договора Prestima (привязка к статьям бюджета, ЦФО и т. п.). Это позволяет динамически формировать список согласующих или проводить автоматические контроли по договору (например, на соответствие бюджету). Договор подписывается ЭЦП в системе DIRECTUM, и заполняется поле *Дата договора в системе Prestima.

Отражение и контроль исполнения обязательств по договорам.

В Prestima отражаются операции по выполнению обязательств: акты выполненных работ или поступление материальных ценностей. А в DIRECTUM заносятся подтверждающие их документы:

  • исходящие акты выполненных работ и счета-фактуры, как правило, создаются в Prestima, а затем сохраняются и согласуются в DIRECTUM;
  • входящие акты выполненных работ сканируются и проходят согласование в DIRECTUM, после чего заносятся в Prestima.

В модуле «Управление финансами» системы Prestima на основании выполненных обязательств формируются записи справочников заявки на финансирование для включения в реестр платежей и последующей оплаты. На основании проведенных платежей автоматически формируются документы по оплате обязательств в модуле «Расчеты по договорам».

Контроль выполнения обязательств по договорам.

Отслеживание выполнения/оплаты по договору происходит с помощью инструментов системы Prestima.

Учет исполнения обязательств

Данную информацию можно просмотреть либо по специальной кнопке прямо из карточки договора, либо «провалиться» до конкретных документов по выполнению/оплате (акты выполненных работ и т. п., платежные документы), либо можно просмотреть отчеты, например, «Структура выполнения обязательств по договорам».

Для рассылки уведомлений о состоянии расчетов (нарушение сроков оплаты, наступление сроков выполнения работ и т. п.) могут использоваться уведомления в системе DIRECTUM.

Для оценки эффективности процесса управления договорами предприятия при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности. Например:

  • Сумма дебиторской задолженности по договорам (тыс. руб.)
  • Сумма кредиторской задолженности по договорам (тыс. руб.)
  • Количество несвоевременно выполненных заказов (шт.)
  • Размер штрафных санкций в связи с нарушением условий договоров (тыс. руб.)
  • Средняя длительность процесса подготовки и согласования договорного документа (от оформления до отправки контрагенту) (часы)
  • Среднее количество итераций согласования договорного документа в одном подразделении (шт.)

Ведение истории взаимоотношений с контрагентом.

При необходимости принять решение о благонадежности контрагента, возможности дальнейшей работы с ним, ответственный сотрудник либо руководитель подразделения собирает всю доступную информацию о данном контрагенте.

Для решения этой задачи можно использовать:

  • отчеты системы Prestima (например, «Договоры с истекшей контрольной датой», «Расчеты с организацией» и т. д.). Данные инструменты позволяют увидеть, не было ли несвоевременной оплаты или работ, выполненных позже оговоренного срока.
  • документы в системе DIRECTUM: претензии, письма, протоколы разногласий и т. п.

Для работы с ненадежными контрагентами ответственный сотрудник создает стоп-листы в системе Prestima. Внесение компании в стоп-лист ограничивает работу с ней в части заключения новых договоров, отгрузки товаров, работ, услуг покупателю, оплаты поставщику. Заинтересованных лиц можно уведомить о включении/исключении организации из стоп-листа с помощью электронных писем и возможностей системы DIRECTUM.

Бизнес-эффект

  • снижение временных затрат на согласование проекта договора, на поиск документа и на отслеживание выполнения/оплаты работ по договору;
  • эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью;
  • возможность анализа рентабельности проектов;
  • сокращение платежей сверх сумм, указанных в договоре;
  • повышение точности учета выполнения и оплаты по договорам за счет оперативного ввода первичных документов по расчетам в момент их поступления на предприятие;
  • упрощение анализа плановых и фактически выполненных объемов работ по договорам за счет сравнения данных договорных и первичных документов;
  • повышение уровня контроля за исполнением обязательств со стороны партнеров за счет увеличения оперативности и детальности учета и анализа расчетов;
  • сокращение количества неблагонадежных контрагентов;
  • улучшение финансового состоянии компании.

Основные технические составляющие решения

Система бюджетирования и управления финансами Prestima:

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

Последние новости

© 2010-2016 НПО «Компьютер»
О системе Эффект Вебинары Цены О разработчике